Responsabilités reliées aux soumissions :

• Vérifier les nouveaux appels d’offres ;
• Voir aux commandes des documents de soumissions;
• Préparer les cartables pour nouvelles soumissions;
• Ouvrir les dossiers pour soumissions dans 3RN et le File Manager;
• Faire les invitations à soumissionner (Courriel);
• Faire demande de cautionnement & d’assurances en soumission;
• Préparer la liste de contrôle « Distribution des plans » pour soumissions;
• Scanner et déposer les plans & devis des nouveaux appels d’offres sur le File Manager;
• Faire les copies de plan de travail pour l’estimateur (architecture et structure);
• Faire le suivi des addendas sur le File Manager et à l’estimateur;
• Préparer, sur demande, les plans et devis pour les sous-traitants les posters et les facturer;
• (Facturation facultative par contrôleur selon priorité)
• Sur le site du BSDQ, commander les soumissions des sous-traitants, imprimer, compiler et entrer ces soumissions dans 3RN.

Responsabilités reliées aux projets en cours:

• Envoyer les lettres d’intention pour les projets, sur demande;
• Distribuer les plans et devis relatifs aux contrats des sous-traitants;
• Effectuer le suivi des dessins d’ateliers, garanties, etc., demandé au devis
• Rédiger les bons de commande (sur demande après approbation du Chargé de Projet)
• Faire le suivi des corrections sur les listes des déficiences, au besoin;
• Faire le suivi des demandes d’assurances et de cautionnement d’exécution;
• Ouvrir les manuels de fin de projet et faire le suivi des documents pour compléter les dossiers;
• Expédition (poste, courriel, fax) des dessins d’atelier;
• Préparation des programmes de prévention pour chaque nouveau projet;
• Distribuer aux sous-traitants les lettres d’engagement à compléter et en assurer le suivi;
• Préparation des cartables chantier pour chaque nouveau projet;
• Archiver les documents des projets terminés

Responsabilités en général :

• Répondre au téléphone et accueillir les gens;
• Ouvrir, dater et distribuer le courrier;
• Faire le suivi des dénonciations et quittances et les lettres de conformité CCQ et CSST;
• Taper les lettres sur Word et créer des tableaux Excel;
• Classer les documents en général;
• Entrer les coordonnées des sous-traitants et clients dans 3RN et Outlook.

Qualifications requises :

• DEP en secrétariat/ comptabilité OU DES avec trois (3) ans d’expériences pertinentes;
• Bonne connaissance technique des principaux logiciels en usage dans le bureau tels que :
• Word, Excel, Windows, Internet.
• Belle personnalité et entregent;
• Bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite.

FMQ 6.0-004 Rev 1

Responsabilités dans la gestion des contrats :

• Effectuer les communications externes avec les professionnels (architectes et ingénieurs), les donneurs d’ouvrage, les sous-traitants, les fournisseurs et les organismes régissant la construction;
• Assurer le respect des exigences contractuelles avec les professionnels, les donneurs d’ouvrage, les fournisseurs et les sous-traitants;
• Assurer la gestion des modifications aux contrats se rapportant aux travaux en cours et en effectuer la distribution aux professionnels, fournisseurs, sous-traitants et au Contremaître;
• Assurer l’obtention et l’approbation des dessins d’atelier et en faire la distribution aux personnes concernées;
• Voir à l’obtention des coûts relatifs aux demandes de changements (extras ou crédits) auprès des sous-traitants et fournisseurs ainsi qu’au calcul des coûts reliés à nos travaux avec l’aide de l’estimateur si requis;
• Assister aux réunions de chantier avec le Contremaître;
• Effectuer la négociation des commandes avec les fournisseurs et les contrats avec les sous-traitants;
• Faire la planification et faire respecter les calendriers des travaux en l’absence du président ou si ce dernier lui en donne la responsabilité;
• Faire le contrôle des coûts du contrat par rapport au budget et transmettre les corrections requises au service de l’estimation et/ou au service de la comptabilité;
• Effectuer la préparation et le suivi des demandes de paiements;
• Effectuer les visites, rencontres avec les représentants (clients, professionnels, fournisseurs, sous-traitants, etc.).

En collaboration avec le Contremaître :

• Faire la planification de la main d’œuvre, des matériaux et des équipements requis sur les chantiers;
• Étudier les contrats, bons de commande, annexe AA@ sur le contrat ACCL-1 et s’assurer de la bonne compréhension des travaux à exécuter;
• Faire le suivi de la livraison de la marchandise;
• Voir à aviser les sous-traitants du début de leurs travaux dans des délais raisonnables;
• Prendre connaissance et maîtriser les conditions contractuelles (plans, devis, etc.);
• Faire l’exécution des corrections suivant la liste des déficiences, suite à l’acceptation provisoire de l’architecte;
• Effectuer toutes autres tâches à la demande du président.

Qualifications requises :

• Connaissance des plans et devis et de la construction;
• Permis de conduire;
• Expérience pertinente dans le domaine de la construction pour un minimum de 3 ans;
• Secondaire 5.

FMQ 6.0-004

Responsabilités au chantier :

• S’assurer de la complète compréhension des documents contractuels et en faire la révision avant chaque prise de décision importante;
• Coordonner les débuts et fins des travaux (à l’avance) des sous-traitants, fournisseurs, etc. en respectant le calendrier des travaux;
• Coordonner les différents corps de métier (menuisier, journalier, etc.) pour éviter tout retard ou confusion;
• Respecter les plans et devis, la qualité des matériaux et services effectués en sous-traitance;
• Soumettre toute non-conformité ou non-respect des plans et des devis des sous-traitants au Chargé de projets;
• Contrôler et s’assurer du respect des heures de travail des employés à sa charge;
• Appliquer et respecter les normes de travail de la CSST;
• Vérifier les bons de commande lorsque marchandise livrée au chantier (quantités et qualité);
• Entreposer les matériaux livrés pour qu’ils restent en bonne condition jusqu’au moment de leur installation et s’assurer d’un contrôle pour le vol;
• Maintenir avec les sous-traitants une bonne relation de travail tout en restant ferme;
• Implanter et piqueter avec l=arpenteur-géomètre par rapport au plan;
• Assister à toutes les réunions de chantier qui sont jugées nécessaire par le chargé de projet;
• Faire les corrections au plan en rouge des modifications apportées et approuvées par les architectes et/ou ingénieurs;
• Vérifier régulièrement les plans, devis, addendas ainsi que les ordres de changement qui ont été approuvés.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Connaissance des plans et devis et des méthodes de construction;
• Permis de conduire;
• Cinq (5) ans d’expérience pertinente dans le domaine de la construction;
• Carte de compétence CCQ compagnon (si besoin de travailler manuellement).

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Raison d’être de l’emploi

La raison d’être du poste de contrôleur(e) consiste à planifier, coordonner et effectuer un certain contrôle des activités relatives à la gestion de l’entreprise en ce qui a trait aux ressources financières, matérielles et quelquefois humaines de la compagnie.  Considérée comme l’adjointe du président, le contrôleur prépare et communique toute l’information de gestion dans le but de supporter une prise de décision rationnelle et objective.  Cette fonction se réalise sur une période approximative de 40 heures par semaine.

Description des tâches et finalités rattachées à l’emploi

• Bi-mensuellement, balancer les déductions à la source :
  • • Faire les remises aux différents organismes et gouvernements

• Hebdomadairement pour tous les salariés (es) :
  • • Vérifier les cartes de temps des employés
    • Faire l’entrée des heures à l’ordinateur
    • Préparer et faire signer les chèques de paie
    • Balancer les journaux de paie en vue de faire les remises bi-mensuelles
    • Remettre le résumé de calcul et le chèque aux salariés(es).

• Mensuellement, en regard des comptes à payer ;
  • • Vérifier les factures
    • Effectuer la saisie à l’ordinateur.
    • Préparer les chèques pour la signature et leur mise à la poste ;
    • Classer les factures.

• Mensuellement, faire la mise à jour pour la tenue de livre, i.e.
  • • Faire les entrées aux livres (facturation et dépôts)
    • Saisir les données relatives aux factures payées
    • Enregistrer les factures qui ne font pas partie des comptes à payer
    • Faire les écritures de journal

• Mensuellement, (avant la fermeture du mois) à partir de la balance de vérification :
  • • Mettre à jour la comptabilité ;
    • Vérifier les compte
    • Préparer les demandes de paiement pour tous les projets en cours
    • Faire la facturation a tous les clients
    • Vérifier la liste des comptes à recevoir et placer des appels au client qui retarde                            dans leur paiement.

• Mensuellement, réaliser la fermeture du mois : (dans la quatrième semaine du mois suivant)
  • • Balancer les comptes à recevoir
    • Balancer les comptes à payer
    • Balancer la banque et la caisse
    • Faire les conciliations bancaires
    • A l’aide de la balance de vérification, vérifier toutes les données déjà inscrites pour chaque poste
    • Faire les ajustements au niveau du journal général pour les prélèvements automatiques
    • Faire une sauvegarde
    • Mettre à jour tout les journaux.
    • Imprimer la balance de vérification finale ;
    • Imprimer la conciliation bancaire pour la banque et la caisse
    • Imprimer les états financiers ;
    • Imprimer le bilan
    • Fermer la période

• Mensuellement, à partir des relevés bancaires, faire la conciliation de banque, concilier les compte à payer, emettre les chèques, faire les factures, faire les remises de la société de gestion.
• Mensuellement, préparer les rapports T.P.S. & T.V.Q.
• Mensuellement, envoyer la liste des comptes à payer, comptes à recevoir et une copie des remises au directeur de compte
•  Annuellement, balancer le registre des salaires, faire la préparation et l’émission des relevés 1 et T4 et les différents rapports aux gouvernements concernés. Chlore l’année de paie au 31 décembre.
• Balancr tout les comptes, vérifier toutes les écritures de l’année, faire les écritures de correction s’il y a lieu et fermer l’année aux livres
• Rencontre avec l’expert-comptable afin de transmettre les données nécessaires à la production des états financiers et des impôts.
• Faire les écritures de régularisation provenant des experts-comptables
• Lors que requis, répondre au courrier, et recevoir les appels téléphoniques.
• Trimestriellement : préparer le rapport de travaux en cours

RESSOURCES MATERIELLES

• S’assurer d’une réserve du matériel provenant de l’imprimerie

RESSOURCES HUMAINES

• Supervision d’une partie du travail de secrétariat qui a un lien directe avec la comptabilité
• exécution de tout autre tâche qui a comme résultat de supporter le président dans la gestion et l’opération de la compagnie. 

EXIGENCES REQUISES

Idéalement la candidate doit détenir une formation de secrétaire comptable et de l’expérience dans une entreprise similaire.

Une bonne connaissance technique des principaux logiciels en usage dans le bureau tels : Word (6.0), Windows, Excel, Comptabilité CPU ou Avantage, etc

Une aisance à travailler en équipe qui se manifeste par une grande facilité à communiquer avec ses collègues de bureaux auprès de qui elle demande et prodigue des conseils et avec les différents clients.

Dans ses tractations avec ses collègues, les fournisseurs et les clients elle sait faire preuve de tact et de diplomatie.

Discipliné (e) en regard de l’utilisation et de la gestion efficace des ressources matérielles et financières.

Organisée dans la gestion efficace de son temps selon l’horaire convenu.

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Responsabilités dans la gestion des contrats :

• À la demande du président, superviser le ou les chargé(s) de projet;
• Effectuer les communications externes avec les professionnels (architectes et ingénieurs), les donneurs d’ouvrage, les sous-traitants, les fournisseurs et les organismes régissant la construction;
• Assurer le respect des exigences contractuelles avec les professionnels, les donneurs d’ouvrage, les fournisseurs et les sous-traitants;
• Assurer la gestion des modifications aux contrats se rapportant aux travaux en cours et en effectuer la distribution aux professionnels, fournisseurs, sous-traitants et au Contremaître;
• Assurer l’obtention et l’approbation des dessins d’atelier et en faire la distribution aux personnes concernées;
• Voir à l’obtention des coûts relatifs aux demandes de changements (extras ou crédits) auprès des sous-traitants et fournisseurs ainsi qu’au calcul des coûts reliés à nos travaux avec l’aide de l’estimateur si requis;
• Assister aux réunions de chantier avec le Contremaître;
• Effectuer la négociation des commandes avec les fournisseurs et les contrats avec les sous-traitants;
• Faire la planification et faire respecter les calendriers des travaux en l’absence du président ou si ce dernier lui en donne la responsabilité;
• Faire le contrôle des coûts du contrat par rapport au budget et transmettre les corrections requises au service de l’estimation et/ou au service de la comptabilité;
• Effectuer la préparation et le suivi des demandes de paiements;
• Effectuer les visites, rencontres avec les représentants (clients, professionnels, fournisseurs, sous-traitants, etc.).

En collaboration avec le Contremaître :

• Faire la planification de la main d’œuvre, des matériaux et des équipements requis sur les chantiers;
• Étudier les contrats, bons de commande, annexe « A » sur le contrat ACCL-1 et s’assurer de la bonne compréhension des travaux à exécuter;
• Faire le suivi de la livraison de la marchandise;
• Voir à aviser les sous-traitants du début de leurs travaux dans des délais raisonnables;
• Prendre connaissance et maîtriser les conditions contractuelles (plans, devis, etc.);
• Faire l’exécution des corrections suivant la liste des déficiences, suite à l’acceptation provisoire de l’architecte;
• Effectuer toutes autres tâches à la demande du président.

Qualifications requises :

• Connaissance des plans et devis et de la construction;
• Permis de conduire;
• Expérience pertinente dans le domaine de la construction pour un minimum de 3 ans;
• Secondaire 5.

FMQ 6.0-004

Responsabilités de l’estimation d’un projet :

• Faire le relevé des quantités et fixer les coûts des matériaux, main-d'œuvre, équipements, etc;
• Analyser et évaluer l’impact financier des clauses administratives;
• Recevoir et distribuer aux fournisseurs et sous-traitants toute l’information relative aux appels d’offres;
• Obtenir, analyser et incorporer aux soumissions à présenter les prix reçus des fournisseurs et des sous-traitants;
• Coordonner et assurer le suivi des documents nécessaires avec la finale de la soumission (cautionnement, licence etc.);
• Mettre à jour les banques de données nécessaires à l’estimateur (coûts des matériaux, location d’équipements, etc.);
• Faire la préparation des calendriers des travaux;
• Informer le Chargé de projets des particularités importantes avant le début des travaux;
• Recruter des projets à soumissionner, soit dans le domaine privé, publique, commercial, industriel et/ou institutionnel, avec approbation du président;
• Vérifier et faire la demande par écrit du cautionnement de soumission (si formule spéciale)
• Préparer la liste des sous-traitants et/ou fournisseurs à soumissionner pour chaque projet et envoyer sur invitation;
• Estimer toutes les sections du devis susceptibles de ne pas avoir de prix;
• Préparer les conditions générales selon le devis et la saison pour l’exécution;
• Fermer la soumission avec l’aide du président pour la date et l’heure inscrite sur la feuille de soumission;
• Préparer la cédule des travaux avec cheminement critique, si requis. Et, avant le début des travaux faire une rencontre avec le Chargé de projets et le Contremaître selon le projet, suite à l’obtention du contrat;
• Donner la formule de soumission au secrétariat;
• Faire la visite de chantier si requis. Si impossible, envoyer une autre personne;
• S’assurer qu’il communique avec les architectes et les ingénieurs pour les items non compris;
• Relever lors de l’étude des soumissions toutes les non conformités au code du BSDQ et en faire un rapport au Président lors de la fermeture de la soumission.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Connaissance des plans et devis et méthodes de construction;
• Permis de conduire;
• Diplôme d’études collégiales en technique de génie civile + deux (2) ans d’expérience pertinente en estimation

ou

Cinq (5) ans d’expérience pertinente en estimation

ou

Carte de compétence CCQ compagnon + deux (2) ans d’expérience pertinente en estimation.

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Responsabilités du magasinier :

• Tenir l’inventaire de l’outillage
• Achat et réparation de l’outillage
• Entretien du bâtiment intérieur et extérieur
• Gestion et classement des matériaux de la cour extérieure
• Déneigement extérieur (portes, trottoir, etc.)
• Entretien de l’aménagement paysagé et gazon
• Entretien de la flotte de véhicule
• Visite de chantier pour les projets en soumission (Selon les besoin de l’estimateur)
• Dépôt des soumissions au donneur d’ouvrage
• Voir au besoin en matériel et outillage pour les chantiers avec les Chargés de projets
• Allez chercher du matériel chez un fournisseur à la demande du Chargé de projets
• Allez porter du matériel sur les chantiers à la demande du Chargé de projets

QUALIFICATIONS REQUISES

• Permis de conduire;
• Diplôme d’étude secondaire
• Autonome
• Ordonné

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